Assistant Logistique & Finance

Description de l'emploi

ISLAMIC RELEIF MALI

AVIS DE VACANCE DE POSTE/ IRMLI/ 27/2024/INTERNE-EXTERNE

DESCRIPTION DU POSTE DE L’EMPLOYÉ

Contexte :

Islamic Relief Worldwide (IRW) est une organisation non gouvernementale internationale de droit Britannique créé en 1984 pour apporter une réponse à la famine au Soudan et en Ethiopie. De nos jours, elle intervient dans plus de 40 pays á travers le monde pour atténuer la souffrance humaine et la pauvreté des populations les plus démunies dans divers domaines de développement et d’assistance humanitaire.

Islamic Relief est présente au Mali depuis 1997 et travailles-en étroite collaboration avec les autorités, les services techniques de l’Etat et les acteurs humanitaires. Elle intervient en priorité dans les secteurs de la sécurité alimentaire, les moyens d’existence résilients, la santé, la nutrition, la protection, l’eau, l’hygiène et l’assainissement, l’éducation et le parrainage des orphelins. Elle intervient tant en situation normale qu’en situation urgences.

Description générale du poste

L’Assistant Logistique appuiera le Chargé de la logistique dans la coordination des fonctions de gestion de la logistique et des actifs de Islamic Relief Mali. Il veillera à la conformité et aux respects des politiques et procédures de Islamic Relief.

Il conduira le processus d’acquisition de biens, de services et des travaux, veillera à la conformité du système d’inventaire et de stockage du matériel. Enfin, il veillera à ce que la qualité du soutien à la mise en œuvre du programme pays dans le domaine de la gestion de la logistique soit maintenue conformément aux politiques d’Islamic Relief Worldwide, aux meilleures pratiques, aux règlements des donateurs et aux lois applicables.

L’Assistant Logistique travaillera en étroite collaboration avec les membres de l’équipe des opérations d’appui, l’équipe programme et celle des finances.

Dans le cadre de la mise en œuvre des taches qui lui sont confiées, il est tenu d’informer le Chargé de la Logistique des progrès réalisés ainsi que des défis. Il doit être une force de proposition dans le sens de l’amélioration des pratiques au sein du département des opérations d’appui.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Le titulaire du poste est tenu de remplir son rôle et ses responsabilités conformément aux principes d’équité, d’humanité, d’honnêteté, de respect et de traitement équitable du personnel d’Islamic Relief. Il doit :

GESTION DES ACTIFS

• S’assurer de la disponibilité budgétaire pour les achats des biens et services immobilisables
• S’assurer de la bonne catégorie des actifs de l’organisation avant toute approbation ( PR/PO)
• S’assurer que tous les actifs de l’organisation portent un numéro d’inventaire chronologique ;
• S’assurer de l’étiquetage systématique de tous les actifs, des matériels, mobiliers et équipements conformément à la politique de gestion des actifs de IRW et faire le suivi avec les bureaux de terrain ;
• Veiller à la mise à jour du registre des actifs fixes dans les 72 h suivants la réception d’un actif;
• Maintenir à jour la base de données de l’inventaire des Matériels mobiliers et équipements des Bureaux conformément à la politique de gestions des actifs fixes et des autres biens ;
• Classer toute la documentation relative aux actifs (réception, transfert et liquidation) ;
• Suivre les mouvements des équipements entre les différents bureaux de IR Mali ;
• Communiquer les mouvements des matériels, mobiliers et équipements à faible valeur entre les différents emplacements au niveau de la Direction et des bureaux terrain et s’assurer de la documentation correcte des mouvements ;
• Participer aux travaux d’inventaire annuels et s’assurer du suivi correct du rapportage et de la réconciliation avec le registre des actifs fixes en collaboration avec les finances
• GESTION DE LA FLOTTE
• Planifier les mouvements de véhicules du Bureau, suivre le mouvement des véhicules en location et assurer la mise à jour du tableau de mouvement des véhicules en mission ;
• Suivre les demandes de véhicule et s’assurer du respect des formalités administratives et sécuritaires ;
• S’assurer que les chauffeurs sont désignés pour effectuer les missions en tenant compte de leur capacité, de leur disponibilité et de la connaissance des zones d’interventions ;
• Faire le rapportage et assurer la revue mensuelle du rapport de consommation des véhicules, motos et générateurs ;
• Assurer la planification des maintenances périodiques des véhicules, motos et générateurs ;
• Faire un classement de tous les documents de planification et de mission ;
• Gérer les cas d’incidents et accidents sur les véhicules en collaboration avec la police et les compagnies d’assurances ;
• Faire une revue hebdomadaire des carnets de bord des véhicules pour s’assurer que leur remplissage est fait correctement avec toutes les informations pertinentes pour le rapportage mensuel ;
• Préparer les ordres de mission et les faire signer en s’assurant de l’exactitude des informations fournies (personnes à bord, numéro de véhicule, code de projet, dates etc.) et les classer ;
• S’assurer que les demandes de mise à disposition de véhicule sont reçues dans un délai raisonnable ;
• S’assurer du suivi de dossiers des véhicules (Assurance, vignettes, durée de fiche d’admission temporaire (AT) et visite technique) ;
• S’assurer de l’approvisionnement correct et de la sauvegarde des cartes de carburant (TOMCARD) ;
• S’assurer que les tickets fournis après l’approvisionnement des véhicules en carburant sont photocopiés et classés dès leur réception ;
• Réconcilier mensuellement les rapports de carburant provenant de la station-service avec les tickets fournis ou justification de carburant ;
• Préparer les demandes de paiement pour les factures en provenance des stations-services n’utilisant pas les cartes de carburant ;
• Préparer les rapports mensuels d’approvisionnement en carburant des véhicules des projets à partir des cartes de carburant ;

3. Assurer la gestion comptable et financière du bureau

• Assurer la gestion de la petite caisse ;
• Procéder à un contrôle préalable de toutes les pièces avant leur saisie ;
• Etablir les demandes de paiement et les soumettre pour approbation dans les délais ;

• Respecter scrupuleusement les procédures en matière de gestion comptable et financière ;
• Procéder au règlement des factures des fournisseurs, des prestataires de service et des         règlements destinés au staff dans les délais requis ;
• Assurer un classement adéquat de toutes les pièces comptables et de tous les contrats et conventions ;
• Etablir le cash count et le soumettre à la vérification du Finance officer pour la signature
• Apporter un appui lors des missions d’audit interne et externe ;
• Effectuer périodiquement des missions sur le terrain pour procéder au paiement ;
• Etablir la demande de fonds pour le réapprovisionnement de la petite caisse dans les délais ;

PROFIL DE LA PERSONNE

Il est essentiel que le titulaire du poste fasse preuve d’une bonne compréhension et d’une empathie à l’égard des valeurs et des principes de Islamic Relief ainsi que d’un engagement envers la vision et la mission de IRW.

Qualifications, connaissances et compétences

• Être de préférence titulaire d’un diplôme de niveau minimum Bac+3 ou Bac+2 ou BT2 en Gestion logistique et transport, en douane ou transit ou disciplines connexes.
• Expérience pertinente (au moins 02 ans) à un poste similaire et de préférence dans l’environnement des ONG.
• Expérience prouvée dans la gestion de la logistique.
• Une bonne connaissance dans la gestion des actifs et des travaux d’inventaire.
• Capacité à planifier, prioriser, mettre en œuvre et atteindre des objectifs dans un environnement sous pression tout en produisant un travail précis avec un minimum de soutien.
• Capacité à conseiller sur les questions liées à la logistique et à la gestion des actifs en fonction des dispositions nationales et des politiques et procédures de Islamic Relief Worldwide.
• Compétences informatiques bien développées et connaissance de Microsoft Office, en particulier de Microsoft Word et Excel.
• Capacité à exécuter une série de tâches exigeant avec un haut degré de discrétion, de sensibilité et de capacité.
• Capacité à travailler de façon indépendante et à prendre des initiatives.

Qualités personnelles

• Bonnes compétences en matière de communication
• Excellentes compétences interpersonnelles
• Bonnes capacités de présentation
• Capable de travailler sur sa propre initiative et d’être flexible.
• Capable d’analyser et de résoudre des problèmes à partir d’informations complexes et de prendre une décision en connaissance de cause.

L’anglais est un atout.

Dossier à fournir (date et lieu de dépôt)

Le dossier est composé de ce qui suit :

• Un CV.
• Une lettre de motivation.
• Les noms et adresses de deux personnes de référence.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par email à l’adresse suivante : recrutement@islamic-relief.org.ml avec la mention « Assistant Logistique & Finance » au plus tard le vendredi 08/11/2024 à partir 12h30.

 NB : le processus de tri des dossiers de candidatures se fera au fur et à mesure de leur réception. Islamic Relief Mali se réserve le droit de clôturer l’avis avant la date limite de dépôt de dossiers.

Les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.

Seuls les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews.

Les dossiers de candidature ne seront pas retournés.

Les dossiers incomplets seront éliminés.

Bonne chance !!!